Plantilla de mensaje de bienvenida para Airbnb con instrucciones de check-in (en español e inglés)
Tres plantillas listas para copiar —confirmación de reserva, 48 horas antes y día de llegada—, en español y en inglés, pensadas para departamentos en edificios con conserjería. Más cómo programarlas en Airbnb para no volver a escribirlas.
El mensaje de bienvenida es el texto que más veces vas a mandar en tu vida como anfitrión, y casi siempre se escribe apurado, desde el celular, copiando partes de la reserva anterior. El resultado es conocido: el huésped pregunta tres veces la dirección, llega sin saber que tiene que anunciarse en conserjería y el check-in termina en una llamada a las once de la noche.
Este artículo te deja tres plantillas listas para copiar, en español y en inglés, pensadas para el caso más difícil: un departamento en un edificio con conserjería. Al final explicamos cómo programarlas en Airbnb para que salgan solas.
Antes de copiar: qué tiene que lograr el mensaje
Un buen mensaje de bienvenida no es una carta. Tiene tres trabajos concretos:
- Que el huésped sepa qué viene y cuándo. No necesita el código de la puerta el día que reserva; necesita saber que se lo vas a mandar.
- Que el edificio sepa quién llega. En un condominio, el huésped no entra si la conserjería no lo tiene anunciado. Ese aviso es responsabilidad tuya, no del huésped, pero el huésped tiene que darte los datos.
- Que no tenga que escribirte. Cada pregunta que el huésped hace es una pregunta que el mensaje no respondió.
Por eso conviene separar la información en tres momentos, cada uno con un mensaje corto, en vez de un solo muro de texto con dirección, wifi, reglas, estacionamiento y código.
| Momento | Objetivo | Qué incluye |
|---|---|---|
| Al confirmar la reserva | Dar tranquilidad y anticipar el registro | Saludo, qué va a recibir y cuándo |
| 48 horas antes | Conseguir los datos para conserjería | Link de registro, por qué se pide, cuánto demora |
| Día de llegada | Que entre sin llamar a nadie | Dirección, cómo anunciarse, piso, acceso, wifi |
Plantilla 1 — Confirmación de la reserva
Corta y cálida. Su único objetivo es que el huésped sepa que habrá un registro y que no lo tome por sorpresa después.
Español
¡Hola [Nombre del huésped]! Gracias por reservar [Nombre del departamento] 🙌
Te cuento cómo sigue: el departamento está en un edificio con conserjería, así que unos días antes de tu llegada te voy a enviar un link para registrar a quienes vienen (toma 2 minutos). Con eso quedas anunciado en portería y puedes subir directo.
El día de llegada te mando la dirección exacta, el piso y cómo entrar. Cualquier duda, me escribes por acá.
¡Nos vemos pronto! [Tu nombre]
English
Hi [Guest name]! Thanks for booking [Listing name] 🙌
Here's what happens next: the apartment is in a building with a front desk (concierge), so a few days before your arrival I'll send you a link to register everyone staying with you (it takes 2 minutes). That way the front desk knows you're coming and you can go straight up.
On arrival day I'll send you the exact address, floor and how to get in. Any questions, just message me here.
See you soon! [Your name]
Plantilla 2 — 48 horas antes: registro para conserjería
Este es el mensaje que hace funcionar todo lo demás. Lleva tu link de check-in —en Huespify, el link permanente de ese departamento— y explica en una línea por qué se pide.
Español
¡Hola [Nombre del huésped]! Falta poco para tu llegada 🎉
Como el edificio tiene conserjería, necesito registrar tu ingreso antes de que llegues. Es requisito del edificio y toma 2 minutos:
👉 {LINK_HUESPIFY}
Ingresa tus fechas y hora aproximada de llegada, los datos de quienes te acompañan y la patente del auto si vienes manejando. Apenas lo completes, conserjería recibe el aviso y a ti te llega una confirmación por correo.
¡Gracias! [Tu nombre]
English
Hi [Guest name]! Your trip is almost here 🎉
Since the building has a front desk, I need to register your arrival before you get here. It's a building requirement and takes 2 minutes:
👉 {LINK_HUESPIFY}
Please add your dates and approximate arrival time, the details of everyone staying with you, and your license plate if you're driving. As soon as you submit it, the front desk is notified and you'll get a confirmation email.
Thanks! [Your name]
Tres detalles que suben la tasa de completado:
- "Es requisito del edificio." El huésped acepta mucho mejor una regla del condominio que un trámite que parece capricho del anfitrión.
- "Toma 2 minutos." Decir cuánto demora baja la resistencia a abrir el link.
- Decir qué pasa después. Que sepa que conserjería queda avisada responde de antemano la pregunta "¿y avisaste en portería?".
El formulario de Huespify se puede ver en español o en inglés (el huésped elige el idioma arriba), así que el mismo link sirve para ambas versiones del mensaje.
Plantilla 3 — Día de llegada: instrucciones de check-in
Aquí sí va todo lo operativo. Ordénalo en el mismo orden en que el huésped lo va a necesitar: llegar, anunciarse, subir, entrar, conectarse.
Español
¡Hola [Nombre del huésped]! Hoy es el día 🙌
📍 Dirección: [Dirección completa, comuna] 🚗 Estacionamiento: [Estacionamiento de visitas / no hay estacionamiento / instrucciones] 🛎️ Al llegar: di tu nombre en conserjería y que vas al departamento [número]. Ya estás anunciado. 🔑 Acceso: piso [piso], depto [número]. [Código de la cerradura / la llave está en la caja de seguridad, código ____]. 📶 Wifi: [nombre de la red] / clave: [contraseña]
Si todavía no completaste el registro, hazlo antes de llegar: {LINK_HUESPIFY}
Cualquier problema en la entrada, escríbeme por acá o llámame al [teléfono]. ¡Que disfrutes la estadía!
English
Hi [Guest name]! Today's the day 🙌
📍 Address: [Full address, district] 🚗 Parking: [Visitor parking / no parking / instructions] 🛎️ When you arrive: give your name at the front desk and say you're going to apartment [number]. You're already on their list. 🔑 Access: floor [floor], apartment [number]. [Door code / the key is in the lockbox, code ____]. 📶 Wi-Fi: [network name] / password: [password]
If you haven't registered yet, please do it before arriving: {LINK_HUESPIFY}
If anything goes wrong at the entrance, message me here or call [phone]. Enjoy your stay!
Fíjate en un detalle: el link vuelve a aparecer en el mensaje del día de llegada. Es el recordatorio para el huésped que lo dejó para después, y no le molesta al que ya lo completó.
Cómo programar estos mensajes en Airbnb
No tiene sentido tener buenas plantillas si las vas a pegar a mano. Airbnb permite guardarlas como respuestas rápidas y, además, programarlas para que se envíen solas en relación con un evento de la reserva: una nueva reservación, la llegada o la salida.
Según el Centro de ayuda de Airbnb, se crean desde el computador en Mensajes → Configuración → Respuestas rápidas: escribes el texto, eliges a qué anuncios aplica y decides si se programa y cuándo (por ejemplo, 2 días antes de la llegada). Algunas cosas útiles que conviene saber:
- Detalles personalizables. Puedes insertar datos de la reserva y del anuncio —nombre del huésped, fecha y hora de llegada, dirección, nombre y clave del wifi, entre otros— para que cada mensaje se complete solo. Si un dato no está cargado en tu anuncio, aparece como "no disponible": revísalo antes de activar la programación.
- Reservas de último minuto. Hay una opción para decidir qué pasa con los mensajes programados cuando alguien reserva con poca anticipación o por una estadía corta. Actívala; si no, el huésped que reserva para hoy puede no recibir el mensaje de 48 horas.
- Límite de largo. Los mensajes tienen un máximo de 4.000 caracteres, de sobra para estas plantillas si las mantienes cortas.
- Puedes intervenir. Un mensaje programado se puede editar, saltar o enviar antes desde la conversación.
Una sugerencia de configuración para las tres plantillas:
| Plantilla | Evento | Momento |
|---|---|---|
| 1 — Confirmación | Nueva reservación | Inmediatamente |
| 2 — Registro para conserjería | Llegada | 2 días antes |
| 3 — Instrucciones de llegada | Llegada | El mismo día, en la mañana |
Si usas el método de llegada de Airbnb (la sección de instrucciones de check-in del anuncio), úsalo como complemento y no como reemplazo: ahí vive la información estable del acceso, y en los mensajes programados va lo que depende de cada reserva, como el registro para conserjería.
¿Y en Booking o WhatsApp? El link funciona igual en cualquier canal: Booking tiene plantillas de mensajes en su extranet, y por WhatsApp lo pegas tal cual. Dentro del panel de Huespify tienes además plantillas base para Airbnb, Booking y WhatsApp con tu link ya insertado, para copiar con un toque.
Errores comunes en el mensaje de bienvenida
- Mandar el código de la puerta en la confirmación. Si la reserva se cancela, ese código ya está en manos de alguien que no va a llegar. Las instrucciones de acceso van cerca de la fecha.
- Un solo mensaje con todo. En el celular se lee la primera pantalla y nada más. Un mensaje por momento.
- No explicar qué es la conserjería. Un turista extranjero no necesariamente sabe que en Chile hay que anunciarse en portería. "Front desk" o "concierge" en la versión en inglés, y una línea de contexto.
- Olvidar la patente. Si el edificio tiene estacionamiento de visitas, la conserjería necesita la patente antes de abrir el portón. Pídela en el registro, no en el estacionamiento.
- Registrar solo al titular. La reserva dice 2 personas y llegan 4. El registro tiene que pedir a todos los acompañantes; es el dato que más problemas evita con el edificio.
- Escribir como contrato. "Se prohíbe", "queda estrictamente prohibido"… El huésped lee hostilidad. Las reglas importantes van en el anuncio; en el mensaje, tono de anfitrión.
- Plantillas desactualizadas. Cambiaste la hora de check-in en el anuncio pero no en el mensaje programado. Revisa las plantillas cada vez que cambies algo del departamento.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar las variables de Airbnb dentro del link? No hace falta. El link de Huespify es permanente por departamento: es siempre el mismo, así que lo pegas tal cual en la plantilla y sirve para todas las reservas de ese depto.
¿Qué pasa si el huésped no completa el registro? Por eso el link aparece en dos mensajes. Además, en el panel puedes ver las llegadas esperadas —conectando el calendario iCal de Airbnb o Booking, o agregándolas a mano— y cuáles siguen sin registrar, para mandarle un recordatorio antes de que llegue al lobby.
¿Conviene mandar la versión en inglés a todos los extranjeros? Usa la versión en inglés cuando el perfil o los mensajes del huésped estén en otro idioma. Si tienes muchos huéspedes brasileños, vale la pena una tercera versión en portugués; la estructura es la misma.
¿Puedo descargar las plantillas? Sí: las tres plantillas, en español e inglés, están en un documento editable en /recursos/plantilla-mensaje-bienvenida. Y si quieres revisar todo lo que pasa entre que el huésped reserva y entra al departamento, tienes también un checklist de llegada.
Las plantillas resuelven lo que el huésped lee. Lo que el edificio necesita saber lo resuelve el link: con Huespify cada departamento tiene un link de check-in permanente donde el huésped deja sus datos, los de sus acompañantes y la patente, y la conserjería recibe el aviso por correo apenas lo completa. Gratis para un departamento. Crea tu link gratis y pégalo en la plantilla 2.
Para el flujo completo en edificios, lee Check-in automático en Airbnb para edificios y condominios, y si quieres ver qué más se puede automatizar, Cómo automatizar tu Airbnb de principio a fin.