Registro de huéspedes en edificios: qué datos pedir y cómo guardarlos (Ley 19.628 y la nueva Ley 21.719)
Nombre, documento, fechas y patente: qué datos de tus huéspedes necesita realmente el edificio, cuáles no deberías pedir, cuánto tiempo guardarlos y qué cambia con la nueva ley de datos personales que entra en vigencia el 1 de diciembre de 2026.
Si arriendas por días un departamento en un edificio con conserjería, ya recoges datos personales de tus huéspedes, aunque no lo pienses así. El nombre que le mandas al conserje por WhatsApp, la foto del carnet que te envió el huésped "por si acaso", la patente anotada en el cuaderno del mesón: todo eso es tratamiento de datos personales, y en Chile tiene reglas.
Hasta ahora esas reglas eran poco exigentes y casi nadie las fiscalizaba. Eso está cambiando. Esta guía explica qué datos pedir, cuáles no, cómo guardarlos y qué tienes que ordenar antes de que la nueva ley de datos personales empiece a regir.
Nota: este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. Si administras muchas unidades o tienes dudas sobre tu caso, consulta con un abogado.
El marco legal en dos minutos
Ley 19.628, sobre protección de la vida privada (1999). Es la ley que rige hoy el tratamiento de datos personales en Chile. Establece, entre otras cosas, que los datos solo deben usarse para los fines con que se recolectaron y que quien los trata debe cuidarlos con diligencia.
Ley 21.719 (publicada el 13 de diciembre de 2024). Reforma a fondo la Ley 19.628 y crea la Agencia de Protección de Datos Personales, un organismo con facultades para fiscalizar y sancionar. Según su artículo primero transitorio, las modificaciones entran en vigencia el primer día del mes vigésimo cuarto posterior a su publicación: el 1 de diciembre de 2026.
Un matiz importante: en agosto de 2026 el Ejecutivo presentó un proyecto de ley para postergar esa fecha un año, al 1 de diciembre de 2027. A la fecha de este artículo el proyecto seguía en trámite en el Congreso, así que la fecha vigente sigue siendo el 1 de diciembre de 2026. Revisa el estado antes de planificar en torno a una postergación que podría no llegar.
Reglamento de la Ley de Copropiedad (DS 7 MINVU, publicado el 9 de enero de 2025). Regula el Registro de Copropietarios, Arrendatarios y demás Ocupantes que debe llevar la administración del edificio, y le pide expresamente al administrador resguardar esos datos conforme a la Ley 19.628.
Los principios que tienes que aplicar
La Ley 21.719 reescribe el artículo 3° de la Ley 19.628 con una lista de principios. Para un anfitrión o una administradora, cuatro de ellos se traducen directamente en decisiones prácticas:
| Principio | Qué dice (resumido) | Qué significa para ti |
|---|---|---|
| Finalidad | Los datos se recolectan con fines específicos, explícitos y lícitos | Pides datos para registrar el ingreso al edificio, no para "tenerlos por si acaso" |
| Proporcionalidad | Solo los datos necesarios, adecuados y pertinentes, y solo por el tiempo necesario | Nada de fotos de tarjetas ni selfies; borrar cuando ya no sirvan |
| Seguridad | Estándares adecuados contra acceso no autorizado, pérdida o filtración | Nada de carnets en el carrete del celular ni planillas compartidas por link abierto |
| Transparencia | El titular debe poder saber cómo se tratan sus datos | Explicarle al huésped para qué y a quién se envían sus datos |
Y uno más que cambia la carga de la prueba: el principio de responsabilidad. Con la nueva ley, quien trata los datos es responsable de cumplir y debe poder acreditarlo.
¿Necesito el consentimiento del huésped?
La regla general de la Ley 21.719 es el consentimiento: libre, informado, específico y previo. Pero el nuevo artículo 13 también permite tratar datos sin consentimiento en ciertos casos, entre ellos cuando es necesario para ejecutar un contrato con el titular (la reserva), para cumplir una obligación legal, o para satisfacer un interés legítimo del responsable o de un tercero, siempre que no se afecten los derechos del titular.
En la práctica, el registro de ingreso que exige el reglamento de copropiedad del edificio tiene una justificación razonable. Pero la justificación cubre lo necesario para ese fin, no todo lo que se te ocurra pedir. Y en cualquier caso, el principio de transparencia te obliga a explicar qué datos pides y para qué. Una línea en el formulario de check-in basta:
Tus datos se usan solo para registrar tu ingreso en la conserjería del edificio durante tu estadía. Los ven el anfitrión y el personal de conserjería.
Qué datos pedir (y cuáles no)
El reglamento de copropiedad de tu edificio manda: léelo antes de definir tu formulario. Con eso en mano, este es el conjunto que cubre lo que normalmente pide un edificio:
| Dato | ¿Pedirlo? | Por qué |
|---|---|---|
| Nombre completo | Sí | Identificar a quien entra |
| Tipo y número de documento | Sí | Que el conserje pueda verificar identidad en el mesón |
| Fechas de llegada y salida | Sí | Distinguir visita de estadía y saber hasta cuándo autorizar el acceso |
| Acompañantes (nombre y documento) | Sí | Que el registro coincida con quienes efectivamente entran |
| Patente del vehículo | Solo si viene en auto | Estacionamiento de visitas y acceso vehicular |
| Teléfono o correo | Sí, uno de los dos | Contactar al huésped si hay un problema con su ingreso |
| Foto del carnet o pasaporte | No por defecto | El conserje verifica el documento físico en el mesón |
| Selfie, datos de tarjeta, motivo del viaje | No | No se necesitan para el registro de ingreso |
Sobre la foto del documento: es el dato que más se pide "por costumbre" y el que más riesgo acumula. Una carpeta de fotos de pasaportes en el celular de un anfitrión es exactamente el tipo de base de datos que la nueva ley quiere evitar. Si tu edificio exige verificar identidad, la verificación la puede hacer el conserje con el documento físico a la vista; no necesitas guardar una copia.
Si tu operación sí requiere copia del documento —por ejemplo, por exigencias tributarias con huéspedes extranjeros— trátala como lo que es: un dato que debe tener un fin explícito, acceso restringido y fecha de borrado.
Cómo guardarlos sin meterte en problemas
Un solo lugar, no cinco
El problema típico no es el formulario, es la dispersión: el nombre en el chat de Airbnb, el carnet en WhatsApp, la patente en un audio al conserje, una planilla en Drive. Cada copia es un lugar más que proteger y un dato más que olvidarás borrar. Centraliza el registro en un sistema y deja de reenviar datos por canales personales.
Acceso según rol
El conserje necesita saber quién llega hoy, a qué departamento y en qué auto. No necesita el historial completo de seis meses ni el teléfono del huésped. Tú necesitas todo el registro de tus departamentos, pero no el de otros anfitriones del edificio. Define quién ve qué antes de que alguien lo pregunte.
Define un plazo de conservación
La Ley 21.719 lo dice expresamente: los datos se conservan solo el tiempo necesario para cumplir sus fines y luego deben suprimirse o anonimizarse, salvo excepciones legales. Elige un plazo razonable para tu operación —el tiempo durante el cual podrías necesitar responder por un daño, un reclamo o una consulta de la administración— escríbelo y cúmplelo. Si tienes obligaciones tributarias o contables que te exijan conservar ciertos antecedentes, consulta con tu contador cuáles y por cuánto tiempo.
Protege el acceso
Contraseñas propias para cada persona, nada de cuentas compartidas, y nada de planillas con link público. La nueva ley también obliga a reportar a la Agencia las vulneraciones de seguridad cuando exista un riesgo razonable para los titulares. Es mucho más fácil no tener una filtración que explicarla.
El registro del edificio no es tu registro
Hay dos registros distintos y conviene no confundirlos:
- El Registro de Copropietarios, Arrendatarios y demás Ocupantes, que lleva la administración. El reglamento de la Ley 21.442 (DS 7 MINVU) exige consignar en él, a lo menos, nombre completo, cédula de identidad, domicilio y correo electrónico, y distinguir entre ocupantes permanentes y transitorios. Para estos efectos, se considera ocupante permanente a quien reside al menos 30 días corridos en la unidad. Tus huéspedes de Airbnb, en general, son ocupantes transitorios.
- El registro de ingreso o libro de huéspedes de tu departamento: quién entró, cuándo y con quién.
El mismo reglamento obliga al administrador a resguardar los datos del Registro de Copropietarios conforme a la Ley 19.628 y a usarlos solo para los fines previstos; a otros copropietarios solo se les puede entregar información estadística, salvo autorización del afectado. Es un buen estándar para copiar en tu propio registro.
Más sobre cómo se organiza el control de ingreso en el edificio: Cómo automatizar el registro en conserjería.
Checklist para estar listo antes del 1 de diciembre
- Revisé qué datos exige el reglamento de copropiedad del edificio.
- Mi formulario pide solo esos datos y explica en una línea para qué se usan.
- Dejé de pedir foto del carnet "por si acaso".
- Los datos viven en un solo sistema, no en WhatsApp ni en el carrete del celular.
- El conserje ve solo lo que necesita para autorizar el ingreso.
- Tengo un plazo de conservación definido y una forma de borrar registros antiguos.
- Cada persona del equipo tiene su propio acceso; nada de claves compartidas.
- Sé a quién llamar si un huésped pide acceder a sus datos o que se borren.
¿Quieres una versión operativa de esto para tu equipo? Descarga el Checklist de llegada del huésped, que incluye qué revisar antes, durante y después de cada ingreso.
Errores comunes
- Pedir el carnet por WhatsApp. Es cómodo y es el peor lugar posible: queda en tu teléfono, en el respaldo en la nube y en el teléfono de quien lo reenvió.
- Reenviar la planilla completa a conserjería. El conserje necesita los ingresos de hoy, no el historial de todos tus huéspedes.
- Guardar todo para siempre. Un registro de hace tres años no te sirve y sí te expone.
- No explicar para qué pides los datos. Además de ser una obligación de transparencia, explicar el motivo sube la tasa de completado: el huésped entiende que es un requisito del edificio, no un capricho tuyo.
- Confundir verificar con copiar. Verificar identidad es mirar el documento y compararlo con la persona. No requiere quedarse con una foto.
Preguntas frecuentes
¿La Ley 21.719 aplica a un anfitrión con un solo departamento? La ley aplica a quien trata datos personales, sin un mínimo de unidades. Lo que cambia según el tamaño es la exposición práctica: una administradora con 80 departamentos acumula miles de registros y debería tomárselo como un proyecto; un anfitrión con uno o dos departamentos resuelve el 90% aplicando el checklist de arriba.
¿Puedo pedir pasaporte a huéspedes extranjeros? Puedes pedir el tipo y número de documento, que para un extranjero normalmente es el pasaporte. Lo que conviene evitar es guardar copias del documento sin un fin específico que lo justifique.
¿Qué hago si un huésped me pide borrar sus datos? La nueva ley reconoce, entre otros, los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad. Ten claro dónde están los datos de cada huésped para poder responder; si todo está en un solo sistema, es un trámite de minutos.
¿La conserjería puede guardar su propia copia? La administración del edificio es responsable de sus propios registros. Lo que sí puedes hacer tú es enviarle solo lo necesario para autorizar el ingreso, y no información adicional.
¿Y si la ley se posterga? Si el proyecto de postergación se aprueba, tendrás un año más. Pero los principios de finalidad, proporcionalidad y seguridad son buenas prácticas igual, y ordenar el registro también reduce los conflictos con el edificio.
Si arriendas departamentos en edificios con conserjería, Huespify te da un link de check-in permanente por departamento: el huésped deja solo los datos que el edificio necesita (nombre, documento, fechas, acompañantes y patente), conserjería recibe el aviso por correo y tú tienes todos los registros en un solo lugar, con la opción de exportarlos o borrarlos cuando quieras. Crea tu link gratis: es gratis para 1 departamento.
¿Te toca presentar el sistema en la próxima asamblea? Descarga la carta modelo para el comité. Y si quieres ver el flujo completo con el huésped, lee Check-in automático en Airbnb para edificios y condominios.